Informativa al trattamento dei dati personali
PREMESSA
Ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 679/2016 “Regolamento Generale per la Protezione dei Dati Personali”, con la presente comunicazione Le forniamo, quale persona interessata, l’informativa relativa al trattamento dei Suoi Dati Personali.
Le ricordiamo che ha diritto a prendere visione della predetta informativa prima di comunicarci i Suoi dati e che, in ogni momento successivo alla comunicazione degli stessi, ha inoltre diritto a richiederne la Cancellazione o la Rettifica, di opporsi ad uno o più degli scopi per cui trattiamo i Suoi Dati Personali e ad esercitare uno o più Diritti che illustreremo nel Capitolo “I TUOI DIRITTI”.
SINTESI DEI PRINCIPALI TRATTAMENTI E DEI RISCHI AD ESSI CONNESSI
Il Regolamento Europeo, all’art. 9, paragrafo 2, lettera d) consente a realtà come l’Istituto Buddista Italiano Soka Gakkai di trattare dati personali che rivelano le convinzioni religiose delle Persone, a condizione che siano implementate tutte le misure atte a mantenere riservate e integre simili informazioni.
Consente, altresì, di trattare dati personali che rivelino lo stato di salute, se questo è necessario per adempiere agli obblighi connessi al Diritto del Lavoro.
In tal senso, l’Istituto Buddista Italiano Soka Gakkai, nella qualità di Titolare del Trattamento, tratta i dati personali dei propri fedeli esclusivamente in relazione alle attività di culto e per le iniziative di carattere educativo, culturale e umanitario che istituzionalmente persegue. L’Istituto non persegue alcun’altro scopo come, ad esempio, Marketing o similari.
Tratta, altresì, dati che rivelino lo stato di salute degli Interessati esclusivamente per adempiere agli obblighi previsti in materia di Diritto del Lavoro.
I Trattamenti effettuati, dunque, si limitano all’adempimento degli obblighi previsti dalla Normativa Nazionale di riferimento, alla gestione delle attività di culto nel loro insieme, tanto sul piano amministrativo (contabilità, gestione delle offerte, procedure di iscrizione etc.) quanto su quello operativo (gestione dei turni dei volontari etc.), e allo svolgimento delle varie attività nell’ambito dell’Istituto quali, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, iniziative culturali, pubblicazioni, corsi etc.
Il principale rischio per i Diritti e le Libertà dei fedeli è costituito dalla possibilità che terze parti non autorizzate vengano a conoscenza del fatto che uno o più soggetti siano membri dell’Istituto, con la concreta possibilità che ciò rechi pregiudizio sociale ai fedeli stessi, o che terze parti possano venire a conoscenza di informazioni personali relative ad uno o più soggetti, quali ad esempio lo stato di salute, le condizioni sociali ed economiche, le convinzioni filosofiche, gli interessi culturali, oltre alle informazioni più “comuni” quali domicilio, contatti telefonici o e-mail, codice fiscale o documenti di identità.
L’Istituto Buddista Italiano Soka Gakkai, tuttavia, riconosce che la qualità delle informazioni personali trattate gli imponga di mettere in atto tutte le misure tecniche ed organizzative adeguate, volte alla limitazione del rischio appena esposto, nell’interesse esclusivo dei propri fedeli, dei propri volontari e dei propri dipendenti e collaboratori.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del Trattamento è ISTITUTO BUDDISTA ITALIANO SOKA GAKKAI, reperibile ai seguenti indirizzi e contatti:
Via di Bellagio, 2/E
50141 – Firenze (FI)
Tel. 055 426971
Fax. 055 450383
E-mail. privacy@sgi-italia.org
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Per qualunque richiesta relativa all’esercizio delle facoltà di cui al capitolo “I TUOI DIRITTI”, o per qualunque chiarimento riferito al trattamento dei Tuoi Dati Personali, è possibile rivolgersi al nostro Responsabile della Protezione dei Dati Personali PROCESS NETWORK ORGANIZATION S.r.l., reperibile ai seguenti indirizzi:
Referente: Sig. Lorenzo Frascotti
Via Aterno, 12
20152 – Milano (MI)
Tel. 331 2069874
info@pnosolution.com
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
Le finalità per cui l’Istituto tratta i Dati Personali sono i seguenti:
1. Adempimento degli obblighi previsti dal Contratto di Lavoro. Ad esempio: elaborazione delle buste paga, gestione dei turni di lavoro, gestione dei giorni di malattia, ferie, contributi, corsi di formazione etc. In tal caso il Consenso non è richiesto in quanto la Base Giuridica del Trattamento è l’Esecuzione del Contratto di Lavoro stesso oppure, in taluni casi, il Legittimo Interesse del Titolare del Trattamento, qualora sia necessario procedere ad attività di trattamento che coinvolgano Interessati dipendenti dell’Istituto e contemporaneamentre sussista l’impossibilità di chiedere loro un Consenso libero.
2. Adempimento degli Obblighi imposti dalla Normativa Statale di Sicurezza e di Prevenzione. In tal caso il Consenso non è richiesto in quanto la Base Giuridica del Trattamento è proprio l’Adempimento dell’Obbligo Legale.
3. Gestione dei Fedeli e delle Attività di Culto. Ad esempio: procedure di iscrizione, gestione amministrativa delle offerte. Qualora si tratti di Volontari dell’Istituto, i relativi trattamenti sono volti alla gestione dei turni di volontariato, alla formazione dei volontari stessi, agli obblighi dettati dalla legge in materia di Sicurezza etc. In questo caso la Base Giuridica è il Consenso espresso dal Fedele o dal Volontario.
4. Svolgimento delle varie attività da parte dell’Istituto a mezzo dei propri dipendenti e/o dei propri fedeli come, ad esempio: iscrizione e registrazione a corsi, iniziative educative, culturali e umanitarie, gestione di eventuali contenziosi con terze parti nell’interesse dei fedeli, invio presso il domicilio di stampe, pubblicazioni, libri e giornali prodotti dall’Istituto medesimo etc. In questo caso la Base Giuridica è il Consenso dell’Interessato.
5. Comunicazioni Istituzionali. Ad esempio: invio di newsletter ai fedeli circa le attività indicate al punto 4) e comunicazioni in genere volte a tenere aggiornati i Fedeli circa le iniziative intraprese dall’Istituto Buddista Italiano Soka Gakkai. In questo caso, la Base Giuridica è il Legittimo Interesse del Titolare, in quanto sussiste una relazione pertinente ed appropriata fra l’Istituto e i propri Fedeli e i trattamenti di cui sopra sono giustificati dalle finalità istituzionali dell’Istituto.
6. Finalità di Ricerca Storica o Statistica. Ad esempio: indagini circa l’età media degli aderenti, sulla ripartizione tra uomini e donne, etc. In tal caso il trattamento avverrà esclusivamente su dati resi anonimi. La Base Giuridica, in questo caso, è la Finalità di Ricerca Storica e Archivistica.
PERSONE A CUI VERRANNO COMUNICATI I DATI PERSONALI
Su richiesta della persona interessata è disponibile l’elenco completo dei Destinatari. La richiesta deve essere inoltrata al Titolare del Trattamento e in copia al Responsabile della Protezione dei Dati Personali.
Le Categorie di Destinatari a cui i Tuoi Dati Personali verranno comunicati sono:
1. Enti pubblici preposti alla Previdenza Sociale, all’Assicurazione dei Lavoratori e all’Accertamento Fiscale (esempio: INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate etc.) e qualunque ente pubblico a cui l’Istituto è tenuto a fornire i Dati dei propri Dipendenti, Collaboratori o Volontari per obbligo di Legge.
2. Enti di Formazione per l’erogazione di corsi di formazione e di aggiornamento professionale tanto dei dipendenti e collaboratori dell’Istituto, quanto dei Volontari dello stesso.
3. Società e Professionisti deputati alla Medicina del Lavoro.
4. Società e Professionisti deputati alla gestione, alla manutenzione e all’assistenza da remoto dell’apparato informatico dell’Istituto.
5. Professionisti nel settore della Contabilità e della Gestione di Paghe e Contributi.
6. Tipografi per la stampa di pubblicazioni interne all’Istituto.
7. Società che gestiscono gli apparati web dell’Istituto.
8. Software House e Produttori di Soluzioni Software utilizzate dall’Istituto per il Trattamento dei Dati Personali.
9. Studiosi, laureandi, membri di società di ricerca e studio, limitatamente a dati resi preventivamente anonimi.
Tutti i Destinatari annoverati saranno, di volta in volta, nominati Responsabili e istruiti dall’Istituto conformemente alle disposizioni di legge, nonché tenuti al riserbo sulle informazioni trasmesse e a cancellarle o restituirle una volta terminato il trattamento.
TRASFERIMENTO ESTERO DI DATI PERSONALI
L’Istituto Buddista Italiano Soka Gakkai non trasferirà i Suoi Dati Personali ad altri Titolari del Trattamento situati al di fuori dei confini dell’Unione Europea, salvo Suo espresso e specifico consenso che Le verrà chiesto prima del relativo trasferimento.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
Nel caso in cui i dati personali siano raccolti per mezzo del sito web (ad esempio qualora venissero comunicati per una richiesta di informazioni tramite il Nostro Sito Web), essi saranno resi anonimi dai Nostri sistemi non appena concluso lo scambio di comunicazioni. Nel caso di sua adesione all’Istituto, i dati conferiti saranno conservati e trattati nel rispetto delle relative norme del Regolamento 679/2016.
I Dati degli Aderenti saranno conservati (e trattati conformemente agli Scopi sopra esposti) fino a quando la Persona risulterà iscritta attivamente al Nostro Istituto.
Per quanto concerne i dati dei Dipendenti dell’Istituto, il periodo di conservazione coincide con gli obblighi in materia di Diritto del Lavoro e di natura fiscale. I dati la cui conservazione non è strettamente obbligatoria ai sensi della normativa vigente saranno rimossi dai sistemi alla conclusione del rapporto di lavoro o di Collaborazione. Qualora peraltro, la persona dipendente dell’Istituto sia anche Fedele dello stesso, rimangono ferme tutte le disposizioni relative a trattamento dati dei Fedeli, a prescindere dalle vicende che interessano il rapporto di lavoro.
In caso di decesso dell’Aderente, i dati saranno resi anonimi e conservati per future finalità di ricerca storica o archivistica.
I TUOI DIRITTI
Di seguito illustriamo i Diritti della persona interessata ai sensi del Regolamento Europeo n. 679/2016. Per esercitare uno o più dei seguenti diritti è sufficiente mettersi in contatto con il Responsabile della Protezione dei Dati Personali ai contatti sopra indicati.
DIRITTO DI ACCESSO
Art. 15 Reg. UE 679/2016
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
1. le finalità del trattamento;
2. le categorie di dati personali in questione;
3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
7. qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
8. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
DIRITTO DI RETTIFICA
Art. 16 Reg. UE 679/2016
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
DIRITTO ALLA CANCELLAZIONE
Art. 17 Reg. UE 679/2016
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:
1. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
2. l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
3. l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2;
4. i dati personali sono stati trattati illecitamente.
DIRITTO DI LIMITAZIONE DEL TRATTAMENTO
Art. 18 Reg. UE 679/2016
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
1. l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
2. il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
3. benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
DIRITTO A REVOCARE IL CONSENSO
In relazione alle Finalità per cui è previsto il Suo Consenso, è garantita la facoltà di revocare il Consenso prestato, ossia di recedere in modo unilaterale dai trattamenti connessi alle Finalità per cui ha prestato il Consenso. I trattamenti effettuati prima della Sua Revoca saranno, conformemente alla normativa, comunque leciti.
DIRITTO A PROPORRE RECLAMO
Nel caso che ritenesse che un trattamento da noi effettuato Le abbia recato pregiudizio o danno, o qualora ritenesse che si siano verificate scorrettezze o illeciti nel trattamento dei Suoi Dati Personali effettuato dall’Istituto, Le è garantito il diritto a proporre un Reclamo all’Autorità di Controllo, secondo le modalità stabilite da quest’ultimo reperibili al seguente indirizzo:
http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali
CONSEGUENZE DELLA MANCATA COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI
Il parziale o completo rifiuto a fornire i Suoi Dati Personali all’Istituto comporterà:
1. Se Dipendente o Collaboratore Autonomo dell’Istituto: l’impossibilità di instaurare un qualsiasi rapporto di lavoro o collaborazione.
2. Se aspirante Aderente all’Istituto: l’impossibilità di procedere all’iscrizione ed entrare a far parte dell’Istituto.
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